De afgelopen twee jaar kreeg ik de kans met collega Siska Fokkema jeugd- en gezinsprofessionals in de regio Amsterdam-Amstelland te ondersteunen bij het leren van en reflecteren op situaties in gezinnen waarin ze vastliepen. Dit vastlopen kan er verschillend uitzien: de inzet van allerlei hulp en interventies leidt niet tot vooruitgang, het lukt niet met de betrokken professionals tot afspraken te komen, de gezinsleden blijven zich verzetten tegen bemoeienis of vluchten letterlijk weg. De gezinnen werden aangebracht door de professional zelf, als ze er nog middenin zaten of als hun betrokkenheid was gestopt en ze terug wilden blikken. Vrijwel altijd ging het om gezinnen waar meervoudige en complexe problemen speelden en waar professionals van meerdere organisaties en instanties bij waren betrokken.
We startten dit leren en reflecteren door met de aanbrengende professional(s) een tijdlijn van hun betrokkenheid op te maken. Dit leidde vaak tot flappen vol met gebeurtenissen, acties van allerlei professionals en ingezette hulp. Eerdere ervaringen in Vakmanschap aan Zet lieten al zien dat alleen al het opmaken van zo’n tijdlijn tot inzichten leidt, bijvoorbeeld in de patronen van gezinsleden en hoe we die met onze professionele inzet in stand houden. De tijdlijn was de basis voor een leer- & reflectiesessie van 2,5 uur. Bij die sessie nodigde de inbrenger iedereen uit die een rol had in het proces, in ieder geval iedereen die rechtstreeks contact had met (een van) de gezinsleden. Tijdens die sessie namen we de tijdlijn door en wisselden ter plekke waar nodig aanvullende informatie uit. Daarna stonden we stil bij het verloop: wat ging er goed en wat had een ieder beter of anders kunnen doen in deze of een soortgelijke situatie? Tot slot haalden we op welke inzichten, acties of voornemens iedereen meenam uit deze bijeenkomst.
Na zo’n vijfentwintig sessies begeleid te hebben, constateerden Siska en ik dat samenwerken niet mee valt. Het woord is niet voor niks samenwerken, want hard werken is het vaak. Om elkaar als professionals vast te houden en onderling te blijven verbinden, om het denken en de beeldvorming van de ander echt te willen begrijpen en samen tot acties te komen waar iedereen achter kan staan. Dit vergt dat we rond gezinnen met meervoudige en complexe problemen ‘samenwerken als een team’. Professionals zien als hun team meestal de collega’s binnen de eigen organisaties met wie ze een regio/gebied of specifieke doelgroep bedienen. Maar eigenlijk is je team de collega-professionals van andere organisaties met wie je het voor dít gezin moet doen, met wie je stapje voor stapje verandering probeert te bereiken. En voor het ‘samenwerken als een team rond het gezin’ haalden we uit al die bijeenkomsten zes werkzame elementen:
- Leg de beschikbare informatie bij elkaar: verzamel zoveel mogelijk feiten, kom tot een gedeeld beeld en laat de vraag van het gezin daarin leidend zijn.
- Maak vervolgens op basis van die informatie een gezamenlijke analyse: Wat is er aan de hand? Hoe kijken we naar de problematiek? Spreek vervolgens een gezamenlijke strategie af, hoe ga je met de gezinsleden tot verandering komen, en wat doet iedereen hierin (ook de gezinsleden zelf)?
- Stel de beoogde eindsituatie/doel vast: Stuur je handelen op basis hiervan en op basis van het telkens stil staan bij de resultaten die je wel of niet ziet bij de gezinsleden.
- Hou dit vast tijdens crisisachtige situaties: Voorkom op die momenten ad hoc handelen en ‘brandjes blussen’.
- Zie regie als iets vloeibaars: Spreek de taakverdeling telkens opnieuw samen af, soms is de ene professional even meer ‘aan de bal’, soms de andere. Dit is afhankelijk van de specifieke situatie en wie welke relatie heeft met een gezinslid, en ook dit kan in de loop van de tijd verschuiven.
- Blijf elkaar opzoeken en vasthouden! Ook als het moeilijk wordt en het even niet duidelijk is hoe verder. Maak ruis in de communicatie bespreekbaar, en heb de wil de ander en diens denken/visie/perspectief te blijven begrijpen.
Siska en ik leerden zelf ook veel over hoe we professionals bij dit soort ingewikkelde situaties kunnen ondersteunen. Ook voor ons was het de kunst oordeelloos te zijn en te blijven (en voor iemand als ik met sterke overtuigingen valt dat niet altijd mee…); vooral veel vragen te stellen, goed te luisteren, door te vragen, samen te vatten en deze weer te verifiëren; door te vragen naar onderliggende aannames en emoties; het perspectief van iedere deelnemer naar voren te halen (dan zijn online bijeenkomsten een voordeel, je kunt dan actief aan beurtverdeling doen); ondersteunen bij het expliciteren van onderliggende argumenten en begrip voor elkaar en gezamenlijkheid te stimuleren.
Na afloop sturen we de deelnemers aan de sessie een digitaal evaluatieformulier. Vrijwel alle tachtig professionals die deze invulden vonden dat de sessie aan hun verwachtingen voldeed, en zouden een leer- & reflectiesessie aan een collega aanbevelen.